時代はインターネットそしてクラウドになり、会社で作成したワードの途中まで文章を家で完成させたいなどの要望には応えれなかった。その空きを埋めたのがgoogleSuite (旧Google Apps for Work)だった。また、単純なファイルストレージはドロップボックス社があっという間に世界の5億人ユーザーへと広まった。マルチデバスの恩恵とその圧倒的なスピードはまさに驚愕だった。
ある調査会社によるとエクセルはまだ、マイクロソフトが強いものの、ワード、パワーポイントではGoogleSuite(スイート)が利用率で抜いている。(利用年代にもよる)。
Office365になってから、PC、Mac、タブレット、スマホでのマルチデバイス利用ができるようになったが、約2年間の遅れは大きい。とはいえ、業務利用ではまだ利用率が高い。ドロップボックスにしてもGoogleSuiteにしても無料というパッケージ(サービス)なので利用者が増えて行くというのは想像に難くない。GoogleSuiteはワードもパワーポイントもエクセルも買わなくてよく。PCでもタブレットでもスマホでも閲覧も書き換えもできてしまう。最近の働き方改革で言われる情報共有も簡単にできてしまう。(複数人での利用はルールがいるし、セキュリティ面への配慮も必要ではあるが)
PDFは経済的、コスト削減になる
PDFは長期に渡って読み出せるので、コストを削減できます。 共有文書をWordやExcel、PowerPointで作成した場合。例えばWord2000とWord95の間では、完全な互換が保たれません。つまりいま作成した文書が将来的にも相互に読み出せる保障がありません。 PDFにしておけば、Word、Excelでも新旧バージョンにかかわらず、おなじソフトウェア間でも互換性が保たれ、共同作業時の不具合などから開放され、社内での文章の共有化とコミュニケーションのとりやすさにも貢献します。 従って、オフスの生産性やTCO(Total Cost of Ownership)の削減にも貢献します。
PDFはなぜファイルフォーマットとして選ばれるか
PDFは、その仕様が公開されています。オープンフォーマットです。誰でもPDFを作ることができ、誰でもPDFを見ることができます。ワープロ、グラフィック、表計算など、ほとんどのアプリケーションで作成された文書をPDFに変換することができます。PDFは、無償配布されている「Acrobat Reader(Adobe Reader)」がインストールされていれば誰でも見ることができます。 「Acrobat Reader」は1994年に無償配布が開始されてから、8億本ものダウンロード実績があり、世界中の人々が利用する共通ファイルフォーマットです。 (当初のリリースは有料でした。Version2.0から無償です)
標準表計算ソフトウェア
使い慣れたエクセルを活用 特別なソフトウェアはいりません。
汎用ファイルフォーマット
使い慣れたPDFを活用 特別なソフトウェアはいりません。
ドキュメント作成標準ツール
使い慣れたワードを活用 特別なソフトウェアはいりません。